Tietoja henkilötietojen käsittelystä - konsultit ja toimittajat

Päivitetty viimeksi kesäkuussa 2022

Tässä selosteessa on tietoa henkilötietojen käsittelystä seuraaville tahoille:

konsultit, jotka suorittavat toimeksiantoa NCC:lle joko oman yrityksen kautta tai siten, että konsultin työnantaja tarjoaa konsultointipalveluja NCC:lle
vuokratyöntekijät
NCC:n aliurakoitsijoiden työntekijät

Henkilötiedoilla tarkoitetaan tietoja, joista henkilö voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa. Esimerkiksi henkilön nimi ja IP-osoite ovat henkilötietoja.

Kuka on henkilötietojesi käsittelystä vastaava rekisterinpitäjä?

Tässä selosteessa tarkoitettu rekisterinpitäjä on se NCC-konsernin yhtiö, joka on palkannut sinut konsultiksi tai vuokratyöntekijäksi. Jos olet alihankkijan palveluksessa, rekisterinpitäjä on se NCC-yhtiö, joka on palkannut työnantajasi.

Mistä henkilötietoja kerätään?

Keräämme henkilötietoja seuraavilta tahoilta:

Sinä itse Keräämme henkilötietoja, joita itse annat meille esimerkiksi viestinnän yhteydessä.
Työnantajasi tai toimeksiantajasi Keräämme sinuun liittyviä henkilötietoja, joita työnantajasi tai toimeksiantajasi antaa meille esimerkiksi sitä varten, että voimme hallinnoida toimeksiantoja NCC:llä.
Omaiset ja muut läheiset Onnettomuuden, sairauden tai vastaavan tapahtuman yhteydessä saatamme kerätä sinuun liittyviä henkilötietoja omaisiltasi tai läheisiltäsi.
Konsernin yhtiöt NCC-konsernin yhtiöt tekevät yhteistyötä keskenään ja voivat esimerkiksi viestinnän yhteydessä jakaa tietoja keskenään.
Ulkopuoliset henkilöt Saatamme kerätä henkilötietojasi myös ulkopuolisilta henkilöiltä, jotka luovuttavat niitä meille esimerkiksi viestinnän yhteydessä.
Yleisesti saatavilla olevat tietolähteet Voimme kerätä henkilötietoja myös yleisesti saatavilla olevista tietolähteistä, kuten sosiaalisen median alustoilta tai julkisista rekistereistä.

Mitä henkilötietoja keräämme?

Se, mitä henkilötietoja keräämme, riippuu suhteestasi NCC:hen. Keräämme vain tarvitsemiamme henkilötietoja, ja ne kuuluvat pääasiassa seuraaviin ryhmiin:

Henkilöllisyystiedot Tiedot, joiden avulla sinut voidaan tunnistaa, kuten nimesi.
Yhteystiedot Tiedot, joiden avulla sinuun voidaan ottaa yhteyttä, kuten osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.
Palkkionmaksuun liittyvät tiedot Toimeksiannon palkkion maksamiseen liittyvät tiedot, kuten tuntihinta ja suoritettu työ.
Laskutustiedot Esimerkiksi maksuehdot, kustannuspaikka tai viitenumero, tuntimäärä ja osallisena ollut henkilöstö.
Taustatiedot Taustatietosi, kuten sukupuoli ja ikä sekä nykyisen työnantaja tai toimeksiantaja.
Osaamistiedot Osaamistasi koskevat tiedot, kuten koulutus, työkokemus, kielitaito ja sertifikaatit.
Kuva- ja äänimateriaali Sinusta otetut kuvat ja videot tai nauhoitettu äänesi.
Viestit Meille lähettämiesi sähköpostien ja muiden viestien sisältö.
Lokitiedot Lokitiedot, kuten IT-järjestelmiemme käyttölokit.
Poikkeustilanteisiin liittyvät tiedot Tilanteeseen liittyvät tiedot, kuten tilanteen tyyppi, tapahtuma-aika ja -paikka sekä tiedot itse tilanteesta.

Tarpeen mukaan voimme tietyissä tapauksissa kerätä ja käsitellä myös muunlaisia henkilötietoja.

Mihin tarkoituksiin ja minkä oikeusperusteen nojalla käytämme henkilötietojasi?

Käytämme henkilötietojasi muun muassa toimeksiantojen hallinnointiin, sopimusten ja järjestelyjen arviointiin ja kehittämiseen, liiketoiminnan hallinnointiin ja dokumentointiin, viestintään, oikeudellisten vaateiden esittämiseen ja noudattaaksemme lakeja.
Seuraavassa kerromme tarkemmin, mihin käytämme henkilötietojasi eri tapauksissa. Kaikki henkilötietojen käsittely ei välttämättä koske sinua. Se, miten henkilötietojasi käsitellään riippuu siitä, mikä on suhteesi NCC:hen ja oletko konsultti, vuokratyöntekijä vai alihankkijan työntekijä.

Toimeksiantojen hallinnointi

Käytämme henkilötietojasi toimeksiantojen hallinnointiin. Saatamme esimerkiksi kirjata ylös perustietosi ja hallinnoida käyttäjätilejä sekä työvälineitä. Lisäksi käytämme henkilötietoja kommunikaatioon.

Henkilötiedot

Oikeusperuste

Palkkionmaksuun liittyvät tiedot
Henkilöllisyystiedot, mukaan lukien henkilötunnus
Viestit
Osaamistiedot
Yhteystiedot
Taustatiedot

Sopimuksen noudattaminen Jos toimeksiantosopimus on solmittu sinun kanssasi, käytämme henkilötietojasi toimeksiantosopimuksen nojalla.

Oikeutettu etu Jos toimeksiantosopimus on tehty työnantajasi tai toimeksiantajasi kanssa, henkilötietojen käsittely perustellaan sillä, että toimeksiantojen hallinnointi on meidän sekä työnantajasi tai toimeksiantajasi oikeutetun edun mukaista.

Henkilötunnuksen käsittely on välttämätöntä tätä tarkoitusta varten, sillä henkilöllisyytesi on varmistettava toimeksiannon hallinnoimisen yhteydessä.

Laskutus

Käytämme henkilötietojasi suoritettujen toimeksiantojen laskuttamiseen. Tarvitsemme tietoja esimerkiksi korvausten laskemiseen ja maksamiseen sekä viestintään.

Henkilötiedot

Oikeusperuste

Palkkionmaksuun liittyvät tiedot
Henkilöllisyystiedot, mukaan lukien henkilötunnus
Viestit
Osaamistiedot
Yhteystiedot
Taustatiedot

Sopimuksen noudattaminen Jos toimeksiantosopimus on solmittu sinun kanssasi, käytämme henkilötietojasi toimeksiantosopimuksen nojalla.

Oikeutettu etu Jos toimeksiantosopimus on tehty työnantajasi tai toimeksiantajasi kanssa, henkilötietojen käsittely perustellaan sillä, että laskutuksen hallinnointi on meidän sekä työnantajasi tai toimeksiantajasi oikeutetun edun mukaista.

Henkilötunnuksen käsittely on välttämätöntä tätä tarkoitusta varten, sillä henkilöllisyytesi on varmistettava toimeksiannon hallinnoimisen yhteydessä.

Työn johtaminen ja työtehtävien jakaminen

NCC käsittelee henkilötietojasi voidakseen johtaa työtä ja jakaa työtehtäviä toimeksiantosi aikana.

Henkilötiedot

Oikeusperuste

Palkkionmaksuun liittyvät tiedot
Henkilöllisyystiedot
Viestit
Osaamistiedot
Yhteystiedot
Taustatiedot
Laskutustiedot

Sopimuksen noudattaminen Jos toimeksiantosopimus on solmittu sinun kanssasi, käytämme henkilötietojasi toimeksiantosopimuksen nojalla.

Oikeutettu etu Jos toimeksiantosopimus on tehty työnantajasi tai toimeksiantajasi kanssa, henkilötietojen käsittely perustellaan sillä, että työn johtaminen ja työtehtävien jakaminen on meidän sekä työnantajasi tai toimeksiantajasi oikeutetun edun mukaista.

Osaamisen kehittäminen

NCC käsittelee henkilötietojasi tarjotakseen mahdollisuuksia osaamisen kehittämiseen. Tarjoamme sekä vapaaehtoisia että lakisääteisiä kursseja ja koulutuksia ja saatamme joutua varmistamaan, että sinulla on tarvittava ammatillinen pätevyys.

Henkilötiedot

Oikeusperuste

Henkilöllisyystiedot
Viestit
Osaamistiedot
Yhteystiedot
Taustatiedot
Laskutustiedot

Lakisääteinen velvoite Jos laki vaatii työn suorittajalta tiettyä ammatillista pätevyyttä, tietojen käsittely perustellaan lakisääteisten velvoitteiden täyttämisellä.

Sopimusten sekä ammatillisten suhteiden arviointi ja kehittäminen

Voimme tarvittaessa käyttää henkilötietojasi arvioidaksemme ja kehittääksemme suhdettamme sinuun ja työnantajaasi/toimeksiantajaasi.

Henkilötiedot	Oikeusperuste
Palkkionmaksuun liittyvät tiedot Henkilöllisyystiedot Viestit Osaamistiedot Yhteystiedot Taustatiedot Laskutustiedot	Oikeutettu etu Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä, jotta voimme arvioida ja kehittää ammatillisia suhteita, ja tämä on oikeutetun etumme mukaista.

Kokousten, tapahtumien tai muun toiminnan järjestäminen

Jos osallistut kokoukseen, tapahtumaan tai muuhun järjestämäämme toimintaan, käytämme henkilötietojasi kokouksen, tapahtuman tai toiminnan järjestämiseen. Tarvitsemme tietoja esimerkiksi siihen, että rekisteröimme osallistumisesi, pidämme sinuun yhteyttä ja arvioimme kokouksen tai tapahtuman onnistumista.

Henkilötiedot	Oikeusperuste
Henkilöllisyystiedot Viestit Yhteystiedot Taustatiedot	Oikeutettu etu Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä, jotta voimme järjestää kokouksen, tapahtuman, tai muuta toimintaa, ja tämä on oikeutetun etumme mukaista.

Toimitilojen hallinnointi

Käytämme henkilötietojasi toimitilojen hallinnointiin. Teemme esimerkiksi tilavarauksia ja vikailmoituksia, hoidamme IT-tukiasioita ja käsittelemme postia sekä paketteja. Jos vierailet jossakin toimipaikassamme, käsittelemme henkilötietojasi voidaksemme rekisteröidä sinut vierailijaksi, hallinnoida pysäköintilupia ja antaa sinulle pääsyn tiloihin.

Henkilötiedot	Oikeusperuste
Henkilöllisyystiedot Viestit Yhteystiedot Taustatiedot Lokitiedot Ajoneuvon rekisterinumero	Oikeutettu etu Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä, jotta voimme hallinnoida toimitiloja, ja tämä on oikeutetun etumme mukaista.

Konsernista ja sen toiminnasta tiedottaminen

Käytämme tietojasi laatiessamme konserniamme ja liiketoimintaamme käsitteleviä tiedotteita, joita julkaistaan esimerkiksi omissa digitaalisissa kanavissamme. Mainoksiin osallistumista koskevat ohjeet löytyvät kulloinkin voimassa olevista mallisopimuksista, jotka solmitaan asianomaisten henkilöiden kanssa ennen valokuvausta.

Henkilötiedot	Oikeusperuste
Kuva- ja äänimateriaali Henkilöllisyystiedot Viestit Yhteystiedot Taustatiedot	Oikeutettu etu Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä, jotta voimme tiedottaa konsernista, sen toiminnasta ja sen palveluista, ja kaikki tämä on oikeutetun etumme mukaista.

Toimeksiantoon liittyvä viestintä

Käytämme henkilötietojasi viestiessämme työntekijöiden ja ulkoisten osapuolten kanssa. Meidän tarvitsee esimerkiksi kirjata tietosi sisäiseen yhteystietorekisteriimme ja hallinnoida toimintaamme liittyvää sähköpostiliikennettä ja muuta viestintää. Viestinnän hallinnointi puolestaan mahdollistaa muun muassa palvelujemme tarjoamisen.

Henkilötiedot	Oikeusperuste
Henkilöllisyystiedot Viestit Yhteystiedot Taustatiedot	Oikeutettu etu Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä viestintää varten, ja tämä on oikeutetun etumme mukaista.

Toiminnan dokumentointi

Voimme tarvittaessa käyttää tietojasi liiketoimintamme dokumentointiin. Saatamme esimerkiksi säilyttää sopimuksia, päätöksiä, pöytäkirjoja ja esityksiä.

Henkilötiedot	Oikeusperuste
Kuva- ja äänimateriaali Palkkionmaksuun liittyvät tiedot Henkilöllisyystiedot Viestit Yhteystiedot Osaamistiedot Taustatiedot	Oikeutettu etu Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä liiketoimintamme dokumentointia varten, ja tämä on oikeutetun etumme mukaista.

Liiketoiminnan muutokset

Jos liiketoiminnassamme tapahtuu muutoksia, saatamme joutua käsittelemään henkilötietojasi. Niitä saatetaan tarvita esimerkiksi neuvotteluissa ammattijärjestöjen kanssa.

Henkilötiedot	Oikeusperuste
Henkilöllisyystiedot Viestit Yhteystiedot Osaamistiedot Taustatiedot	Oikeutettu etu Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä, kun toteutamme liiketoiminnan muutoksia, ja niiden toteuttaminen on oikeutetun etumme mukaista.

Selvitysten tekeminen ja turvallisuus

Käytämme tietojasi turvallisuustarkoituksiin ja tehdessämme erilaisia selvityksiä. Saatamme esimerkiksi hallinnoida tilojen käyttöoikeuksia sekä IT-järjestelmiemme käyttöä. Samasta syystä käsittelemme henkilötietojasi, kun seuraamme IT-palvelujemme käyttöä. Lisäksi saatamme käyttää henkilötietojasi, kun seuraamme, miten sisäisiä käytäntöjemme, rutiinejamme ja ohjeitamme noudatetaan. Tähän liittyen saatetaan laatia selvityksiä. Tarvittaessa käsittelemme henkilötietojasi toiminnan aikana tapahtuvien poikkeustilanteiden, kuten tapaturmien, onnettomuuksien tai vaaratilanteiden käsittelyssä ja niihin liittyvien selvitysten laatimisessa. Muissa poikkeustapauksissa, kuten esimerkiksi rikosepäilyjen yhteydessä, voimme tehdä selvityksiä, joihin voi sisältyä mm. toimipaikkavierailuja, sähköpostiviestien ja valvontakamerakuvan läpikäyntiä sekä haastatteluja asianomaisten henkilöiden kanssa.

Henkilötiedot

Oikeusperuste

Kuva- ja äänimateriaali
Henkilöllisyystiedot
Poikkeustilanteisiin liittyvät tiedot
Lokitiedot
Palkkionmaksuun liittyvät tiedot
Laskutustiedot
Viestit
Yhteystiedot
Osaamistiedot
Taustatiedot

Oikeutettu etu Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä selvityksen tekemisen ja turvallisuuden kannalta, ja nämä asiat ovat oikeutetun etumme mukaisia. Jos NCC käsittelee rikokseen liittyviä tietoja (yleisen tietosuoja-asetuksen 10. artiklan mukaisesti), henkilötietojen käsittely perustellaan sillä, että oikeudellisten vaateiden laatiminen, esittäminen ja puolustaminen on NCC:n oikeutetun edun mukaista.

Toiminnan arviointi ja kehittäminen

Käytämme henkilötietojasi laatiessamme yleisluontoisia raportteja ja tilastoja liiketoiminnan arviointia ja kehittämistä varten.

Henkilötiedot	Oikeusperuste
Henkilöllisyystiedot Poikkeustilanteisiin liittyvät tiedot Palkkionmaksuun liittyvät tiedot Viestit Taustatiedot	Oikeutettu etu Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä liiketoiminnan arviointia ja kehittämistä varten, ja tämä on oikeutetun etumme mukaista.

Kyselytutkimusten tekeminen

Jos päätät osallistua johonkin kyselytutkimukseemme, keräämme tutkimuksen yhteydessä antamasi henkilötiedot.

Henkilötiedot	Oikeusperuste
Henkilöllisyystiedot Yhteystiedot Viestit Taustatiedot	Oikeutettu etu Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä liiketoiminnan arviointia ja kehittämistä varten, ja tämä on oikeutetun etumme mukaista.

Tekniikan toimivuuden ja turvallisuuden varmistaminen

Käytämme henkilötietojasi varmistaaksemme IT-järjestelmiemme teknisen toimivuuden ja turvallisuuden. Käytämme tietoja esimerkiksi turvallisuuskirjausten, virheiden käsittelyn ja varmuuskopioinnin yhteydessä.

Henkilötiedot	Oikeusperuste
Henkilötietoryhmät, joita asia koskee	Oikeutettu etu Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä IT-järjestelmiemme teknisen toimivuuden ja turvallisuuden valmistamiseksi, ja tämä on oikeutetun etumme mukaista.

Oikeudellisten vaateiden käsittely ja niiden esittäminen

Käytämme henkilötietojasi, jos se on tarpeen oikeudellisten vaateiden laatimiseksi, esittämiseksi ja puolustamiseksi esimerkiksi riitatilanteessa tai oikeusprosessien yhteydessä.

Henkilötiedot	Oikeusperuste
Vain ne henkilötietoryhmät, joihin kuuluvien tietojen käsittely on välttämätöntä oikeudellisten vaateiden käsittelemiseksi ja esittämiseksi kyseisessä tapauksessa.	Oikeutettu etu Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä oikeudellisten vaateidemme laatimiseksi, esittämiseksi ja puolustamiseksi, ja tämä on oikeutetun etumme mukaista.

Ilmiantoraporttien käsittely

NCC käsittelee ilmiantoraporteissa (”whistleblowing”) esiintyviä henkilötietoja voidakseen vastaanottaa ja tutkia raportteja sekä antaa palautetta niistä ja ryhtyä korjaaviin toimenpiteisiin.

Henkilötiedot

Oikeusperuste

Henkilöllisyystiedot
Palkkionmaksuun liittyvät tiedot
Laskutustiedot
Viestit
Yhteystiedot
Taustatiedot

Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen ja oikeutettu etu Henkilötietojen käsittely perustellaan oikeudellisten velvoitteiden täyttämisellä ja sillä, että korjaavien toimenpiteiden tekeminen on oikeutetun etumme mukaista. Jos asianomaisella NCC-yhtiöllä on alle 50 työntekijää, laillinen peruste henkilötietojen käsittelylle on oikeutettu etu. Jos NCC käsittelee rikokseen liittyviä tietoja (yleisen tietosuoja-asetuksen 10. artiklan mukaisesti), käsittely perustellaan lakisääteisten velvoitteiden täyttämisellä ja sillä, että NCC:n on pystyttävä laatimaan, esittämään ja puolustamaan oikeudellisia vaateita.

Kulunvalvonta ja läsnäolon rekisteröinti rakennustyömailla

Jos työskentelet rakennustyömaillamme, käsittelemme henkilötietojasi edistääksemme työturvallisuutta ja täyttääksemme verolainsäädäntöön perustuvan velvollisuutemme ylläpitää työntekijäluetteloa.

Henkilötiedot	Oikeusperuste
Henkilöllisyystiedot, mukaan lukien henkilötunnus Viestit Yhteystiedot Taustatiedot Kuva	Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen ja oikeutettu etu Henkilötietojen käsittely perustellaan oikeudellisten velvoitteiden täyttämisellä ja sillä, että turvallisen työympäristön edistäminen on oikeutetun etumme mukaista.

Miten suojelemme henkilötietojasi?

Teemme töitä sen eteen, että käsittelemämme henkilötiedot ovat aina turvassa ja että niitä käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön sekä sisäisten käytäntöjemme mukaisesti. Tietoturva ja henkilötietojen asianmukainen suojaus ovat meille tärkeitä asioita. Pyrimme toteuttamaan kansainvälisen ISO 27000 -standardin mukaisia suojaustoimenpiteitä, jotta tietojen suojaustaso olisi asianmukainen eikä henkilötietoja joutuisi ulkopuolisten käsiin.

Kenelle jaamme henkilötietojasi?

Seuraavassa kerromme, kenelle jaamme henkilötietojasi. Se, kenelle tietojasi jaamme, riippuu suhteestasi NCC:hen. Ellei toisin ole mainittu, henkilötietojesi vastaanottaja on itse vastuussa niiden käsittelystä.

Palveluntarjoajat

Käsitellessämme henkilötietoja jaamme niitä palveluntarjoajille, joiden palveluja käytämme. Nämä palveluntarjoajat tarjoavat esimerkiksi IT-palveluja. Kun palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja meidän toimeksiannostamme ja meidän ohjeidemme mukaisesti, palveluntarjoajat ovat vain avustajia, ja me olemme vastuussa henkilötietojesi käsittelystä. Palveluntarjoajat eivät saa käyttää henkilötietojasi omiin tarkoituksiinsa ja ovat lain sekä kanssamme solmitun sopimuksen nojalla velvollisia suojelemaan tietojasi.

Työnantajasi tai toimeksiantajasi

Jaamme henkilötietojasi työnantajallesi tai toimeksiantajallesi, jos se on tarpeen toimeksiannon hallinnoinnin, toimeksiantosuhteen arvioinnin ja kehittämisen, viestinnän tai selvitys- ja turvallisuustyön kannalta. Samoin se voi olla tarpeen, kun laadimme, esitämme ja puolustamme oikeudellisia vaateita.

Tarkoitus	Henkilötiedot	Oikeusperuste
Toimeksiantojen hallinnointi	Palkkionmaksuun liittyvät tiedot Laskutustiedot Henkilöllisyystiedot Viestit Osaamistiedot Yhteystiedot Taustatiedot	Sopimuksen noudattaminen Jos toimeksiantosopimus on solmittu sinun kanssasi, käytämme henkilötietojasi toimeksiantosopimuksen nojalla. Oikeutettu etu Jos toimeksiantosopimus on tehty työnantajasi tai toimeksiantajasi kanssa, henkilötietojen käsittely perustellaan sillä, että toimeksiantojen hallinnointi on meidän sekä työnantajasi tai toimeksiantajasi oikeutetun edun mukaista.
Sopimusten sekä ammatillisten suhteiden arviointi ja kehittäminen	Palkkionmaksuun liittyvät tiedot Henkilöllisyystiedot Viestit Osaamistiedot Taustatiedot	Oikeutettu etu Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä toimeksiantojen hallinnointia varten, ja tämä on oikeutetun etumme mukaista.
Viestintä työntekijöiden ja ulkoisten osapuolten kanssa	Henkilöllisyystiedot Viestit Yhteystiedot Taustatiedot	Oikeutettu etu Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä työntekijöiden ja ulkoisten osapuolten kommunikaation kannalta, ja tämä on oikeutetun etumme mukaista.
Selvitysten tekeminen ja turvallisuus	Kuva- ja äänimateriaali Henkilöllisyystiedot Poikkeustilanteisiin liittyvät tiedot Laskutustiedot Palkkionmaksuun liittyvät tiedot Viestit Yhteystiedot Lokitiedot Taustatiedot	Oikeutettu etu Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä selvityksen tekemisen ja turvallisuuden kannalta, ja nämä asiat ovat oikeutetun etumme mukaisia.
Oikeudellisten vaateiden käsittely ja niiden esittäminen	Vain ne henkilötietoryhmät, joihin kuuluvien tietojen käsittely on välttämätöntä oikeudellisten vaateiden käsittelemiseksi ja esittämiseksi kyseisessä tapauksessa.	Oikeutettu etu Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä, jotta voimme käsitellä ja esittää oikeudellisia vaateita, tämä on oikeutetun etumme mukaista.

Viranomaiset ja ammattijärjestöt

Joissakin tapauksissa jaamme henkilötietoja ammattijärjestöille. Tällaisia tapauksia ovat esimerkiksi tapaukset, joissa teemme muutoksia liiketoimintaamme tai meidän on täytettävä lakisääteisiä vaatimuksia (esim. riitatilanteet ja oikeusprosessit).

Tarkoitus	Henkilötiedot	Oikeusperuste
Toimeksiantojen hallinnointi	Palkkionmaksuun liittyvät tiedot Laskutustiedot Henkilöllisyystiedot Viestit Osaamistiedot Yhteystiedot Taustatiedot	Sopimuksen noudattaminen Jos toimeksiantosopimus on solmittu sinun kanssasi, käytämme henkilötietojasi toimeksiantosopimuksen nojalla. Oikeutettu etu Jos toimeksiantosopimus on tehty työnantajasi tai toimeksiantajasi kanssa, henkilötietojen käsittely perustellaan sillä, että toimeksiantojen hallinnointi on meidän sekä työnantajasi tai toimeksiantajasi oikeutetun edun mukaista.
Sopimusten sekä ammatillisten suhteiden arviointi ja kehittäminen	Palkkionmaksuun liittyvät tiedot Henkilöllisyystiedot Viestit Osaamistiedot Taustatiedot	Oikeutettu etu Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä toimeksiantojen hallinnointia varten, ja tämä on oikeutetun etumme mukaista.
Viestintä työntekijöiden ja ulkoisten osapuolten kanssa	Henkilöllisyystiedot Viestit Yhteystiedot Taustatiedot	Oikeutettu etu Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä työntekijöiden ja ulkoisten osapuolten kommunikaation kannalta, ja tämä on oikeutetun etumme mukaista.
Selvitysten tekeminen ja turvallisuus	Kuva- ja äänimateriaali Henkilöllisyystiedot Poikkeustilanteisiin liittyvät tiedot Laskutustiedot Palkkionmaksuun liittyvät tiedot Viestit Yhteystiedot Lokitiedot Taustatiedot	Oikeutettu etu Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä selvityksen tekemisen ja turvallisuuden kannalta, ja nämä asiat ovat oikeutetun etumme mukaisia.
Oikeudellisten vaateiden käsittely ja niiden esittäminen	Vain ne henkilötietoryhmät, joihin kuuluvien tietojen käsittely on välttämätöntä oikeudellisten vaateiden käsittelemiseksi ja esittämiseksi kyseisessä tapauksessa.	Oikeutettu etu Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä, jotta voimme käsitellä ja esittää oikeudellisia vaateita, tämä on oikeutetun etumme mukaista.

Viranomaiset ja ammattijärjestöt

Tarkoitus	Henkilötiedot	Oikeusperuste
Oikeudellisten vaateiden käsittely ja niiden esittäminen	Vain ne henkilötietoryhmät, joihin kuuluvien tietojen käsittely on välttämätöntä oikeudellisten vaateiden käsittelemiseksi ja esittämiseksi kyseisessä tapauksessa.	Oikeutettu etu Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä, jotta voimme käsitellä ja esittää oikeudellisia vaateita, ja tämä on oikeutetun etumme mukaista.
Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen esim. työ- ja verolainsäädännön alueilla	Vain ne henkilötietoryhmät, joihin kuuluvien tietojen käsittely on välttämätöntä oikeudellisten vaateiden käsittelemiseksi ja esittämiseksi kyseisessä tapauksessa.	Lakisääteinen velvoite Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä, jotta voimme täyttää lakisääteisiä velvoitteita esimerkiksi työ- ja verolainsäädännön alueilla.

Konsernin yhtiöt

Konsernin yhtiöt tekevät yhteistyötä keskenään ja jakavat siksi tietoja keskenään. Kun konsernin yhtiöt käsittelevät henkilötietoja meidän toimeksiannostamme ja meidän ohjeidemme mukaisesti, yhtiöt ovat vain avustajia, ja me olemme vastuussa siitä, miten yhtiöissä käsitellään henkilötietojasi.

Tarkoitus	Henkilötiedot	Oikeusperuste
Viestintä työntekijöiden ja ulkoisten osapuolten kanssa	Palkkionmaksuun liittyvät tiedot Laskutustiedot Henkilöllisyystiedot Viestit Yhteystiedot	Oikeutettu etu Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä työntekijöiden ja ulkoisten osapuolten kommunikaation kannalta, ja tämä on oikeutetun etumme mukaista.
Oikeudellisten vaateiden käsittely ja niiden esittäminen	Vain ne henkilötietoryhmät, joihin kuuluvien tietojen käsittely on välttämätöntä oikeudellisten vaateiden käsittelemiseksi ja esittämiseksi kyseisessä tapauksessa.	Oikeutettu etu Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä, jotta voimme käsitellä ja esittää oikeudellisia vaateita, ja tämä on oikeutetun etumme mukaista.
Selvitysten tekeminen ja turvallisuus	• Kuva- ja äänimateriaali • Henkilöllisyystiedot • Poikkeustilanteisiin liittyvät tiedot • Viestit • Yhteystiedot • Laskutustiedot • Palkkionmaksuun liittyvät tiedot • Lokitiedot • Taustatiedot	Oikeutettu etu Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä selvityksen tekemisen ja turvallisuuden kannalta, ja nämä asiat ovat oikeutetun etumme mukaisia. Jos NCC käsittelee rikokseen liittyviä tietoja (yleisen tietosuoja-asetuksen 10. artiklan mukaisesti), henkilötietojen käsittely perustellaan sillä, että oikeudellisten vaateiden laatiminen, esittäminen ja puolustaminen on NCC:n oikeutetun edun mukaista.
Ilmiantoraporttien käsittely	Henkilöllisyystiedot Viestit Yhteystiedot Taustatiedot Palkkionmaksuun liittyvät tiedot Laskutustiedot	Oikeutettu etu Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä ilmiantoraporttien käsittelyä varten, ja tämä on oikeutetun etumme mukaista.

Hotellit ja konferenssitilat

Jaamme henkilötietojasi hotelli- ja tilapalveluita tarjoaville yrityksille esimerkiksi kokouksia ja tapahtumia järjestettäessä.

Tarkoitus	Henkilötiedot	Oikeusperuste
Kokousten, tapahtumien tai muun toiminnan järjestäminen	Henkilöllisyystiedot Viestit Yhteystiedot Taustatiedot	Oikeutettu etu Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä, jotta voimme järjestää kokouksen, tapahtuman, tai muuta toimintaa, ja tämä on oikeutetun etumme mukaista.

Muut henkilötietojen vastaanottajat

Joissakin tapauksissa on tarpeen jakaa henkilötietojasi muillekin vastaanottajille.

Vastaanottaja	Tarkoitus	Oikeusperuste
Tuomioistuimet, välityselimet ja asiamiehet	Oikeudellisten vaateiden laatiminen, esittäminen ja puolustaminen	Käsittelemme henkilötietoja ratkaistaksemme riitoja oikeudessa, mikä on sekä sinun oikeutetun etusi että meidän oikeutetun etumme mukaista.
Toimittajat, asiakkaat ja yhteistyökumppanit	Toimittaja-, asiakas- ja kumppanuussuhteiden hallinnointi	Käsittelemme henkilötietoja hallinnoidaksemme suhteitamme toimittajiin, asiakkaisiin ja yhteistyökumppaneihin, mikä on oikeutetun etumme mukaista.
Vakuutusyhtiöt	Oikeudellisten vaateiden laatiminen, esittäminen ja puolustaminen	Käsittelemme henkilötietoja oikeudellisten vaateidemme laatimiseksi, esittämiseksi ja puolustamiseksi, ja tämä on oikeutetun etumme mukaista.
Mahdolliset ostajat	Koko liiketoiminnan tai sen osan myynti	Käsittelemme henkilötietoja tehdessämme oikeutetun etumme mukaisia yrityskauppoja.
Luottotietoyritykset ja taustatarkistuksia tekevät yritykset	Oikeushenkilöiden luottotietojen ja taustan tarkistus ennen asiakas-/toimittajasuhdetta	Käsittelemme henkilötietoja tarkistaessamme oikeushenkilöiden luottotiedot ja taustan ennen asiakas-/toimittajasuhdetta, mikä on oikeutetun etumme mukaista.

Missä henkilötietoja käsitellään ja säilytetään?

Pyrimme aina pitämään henkilötiedot EU-alueella. Joissakin tapauksissa henkilötietojasi jaetaan EU/ETA-alueen ulkopuolisille vastaanottajille, kuten esimerkiksi palveluntarjoajille, joiden palveluita käytämme.

Varmistamme henkilötietojesi turvallisuuden käyttämällä asianmukaisia suojaustoimenpiteitä kaikkien palveluntarjoajien kanssa. EU/ETA-alueen ulkopuolella toimimme paikallisen lainsäädännön puitteissa. Tavallisesti teemme tiedonsiirtosopimuksen, joka sisältää niin sanottuja vakiosopimuslausekkeita henkilötietojen siirtämiseen liittyen.

Jos haluat lisätietoja siitä, mihin EU/ETA-alueen ulkopuolisiin maihin siirrämme henkilötietojasi ja mitä toimenpiteitä olemme tehneet henkilötietojesi suojelemiseksi, ota meihin yhteyttä. Yhteystiedot ovat jäljempänä.

Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi?

NCC säilyttää henkilötietojasi niin kauan kuin on tarpeen tässä selosteessa kuvattujen tarkoitusten täyttämiseksi, ellei NCC:tä sitova paikallinen laki edellytä tai salli pidempiä säilytysaikoja. Käytämme säilytysajan määrittämiseen seuraavia kriteerejä:

ammatillisen suhteemme kesto (suhteemme sinuun joko yksilönä tai roolissasi jonkin NCC:n palkkaaman yrityksen työntekijänä);
tietojen säilytysaikaan liittyvät lakisääteiset velvoitteet (kuten vero- ja kirjanpitovelvoitteet);
tietojen säilytyksen oikeellisuus oikeudelliseen asemaamme nähden (esim. sovellettavat vanhentumismääräykset) ja
tietojen tarpeellisuus muihin oikeutettuihin toimintatarkoituksiin (esim. toimittajasuhteiden arviointi ja liiketoiminnan dokumentointi).