NCC:n tietosuojaseloste

NCC-konsernin yhtiö, joka tarjoaa sivuston, jolla vierailet, on yleensä tämän selosteen tarkoittama henkilötietojen käsittelystä vastaava rekisterinpitäjä.

NCC-konsernin yhtiö, jonka kanssa yritykselläsi on liikesuhde, ovat yleensä vastuussa tietojen käsittelystä liiketoimintaportaaleissamme sopimusten hallinnoinnin ja hankintojen yhteydessä.

Asianomaiset NCC-konsernin yhtiöt ovat vastuussa asiakkaiden tuntemisesta, käyttäjätilien hallinnoinnista liiketoimintaportaaleissamme sekä raporteista, jotka koskevat NCC:n käytäntöjen rikkomuksia. Lisäksi yhtiöt ovat vastuussa omien lakisääteisten velvoitteidensa täyttämisestä sekä oikeudellisten vaateiden laatimisesta ja esittämisestä.

Keräämme henkilötietoja seuraavilta tahoilta:

• Sinä itse Keräämme henkilötietoja, joita itse annat meille esimerkiksi käyttäessäsi verkkosivujamme ja muita digitaalisia kanaviamme tai ottaessasi meihin yhteyttä.
• Henkilöstö Voimme kerätä henkilötietojasi työntekijöiltämme, jotka antavat niitä meille esimerkiksi viestinnän yhteydessä tai silloin, kun työntekijä antaa tietojasi meille omasta tahdostaan. Lisäksi henkilötietojasi voi olla ilmiantoraporteissa.
• Yhteistyökumppanit Saatamme kerätä henkilötietojasi yhteistyökumppaneiltamme esimerkiksi tapahtumien tai muun toiminnan yhteydessä. Kun suoritamme asiakkaiden tuntemiseen liittyviä tarkastuksia (KYC), jotka koskevat asiakkaiden ja toimittajien johtavia toimenhaltijoita, tietoja voidaan kerätä myös itsenäisiltä yrityksiltä, jotka auttavat meitä tarkastusten tekemisessä. Saatamme kerätä tietoja myös luottotietoyrityksiltä.
• Sosiaalisen median alustat Jos vierailet sosiaalisen median sivuillamme, keräämme henkilötietoja, joita annat meille niiden kautta. Näin voimme esimerkiksi vastata kysymyksiisi tai kertoa sinulle konsernistamme, liiketoiminnastamme ja palveluistamme tai tarjonnastamme.
• Konsernin yhtiöt NCC-konsernin yhtiöt tekevät yhteistyötä keskenään ja jakavat siksi tietoja keskenään esimerkiksi viestinnän yhteydessä ja hallinnoidessaan asiakas- ja toimittajasuhteita.
• Ulkopuoliset henkilöt Saatamme kerätä henkilötietojasi myös ulkopuolisilta henkilöiltä, jotka luovuttavat niitä meille esimerkiksi viestinnän, tapahtuman tai muun toiminnan yhteydessä. Lisäksi henkilötietojasi voi olla ilmiantoraporteissa.
• Yleisesti saatavilla olevat tietolähteet Voimme kerätä henkilötietojasi yleisesti saatavilla olevista tietolähteistä, kuten viranomaisilta ja julkisista rekistereistä. Tällöin haluamme esimerkiksi tietoa yrityksesi sitoutumisesta tilausten käsittelyyn ja suhteiden hallintaan.

Se, mitä henkilötietoja keräämme, riippuu suhteestasi NCC:hen. Keräämme vain tarvitsemiamme henkilötietoja, ja ne kuuluvat pääasiassa seuraaviin ryhmiin:

• Henkilöllisyystiedot Tiedot, joiden avulla sinut voidaan tunnistaa, kuten nimesi, ja tietyissä tapauksissa henkilötunnuksesi tai vastaava tunnistetieto.
• Yhteystiedot Tiedot, joiden avulla sinuun voidaan ottaa yhteyttä, kuten osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.
• Käyttäjän luomat tiedot Tiedot toiminnastasi verkkosivustoillamme ja muissa digitaalisissa kanavissa. Saamme tietää esimerkiksi linkkien napsautuksista ja vierailuista sivustoillamme.
• Tilaustiedot Tilatun tavaran tai palvelun tiedot, esimerkiksi mikä tuote tai palvelu on kyseessä, mikä on sen hinta ja mikä on toimitus- tai toimeenpanoaika.
• Laskutustiedot Esimerkiksi maksuehdot, kustannuspaikka tai viitenumero, tuntimäärä ja osallisena ollut henkilöstö.
• Taustatiedot Taustatietosi, kuten virkanimike ja osasto sekä yrityksesi tai organisaatiosi nimi ja osoite.
• Kuva- ja äänimateriaali Sinusta otetut kuvat ja videot tai nauhoitettu äänesi.
• Viestit Meille lähettämiesi sähköpostien ja muiden viestien sisältö, sekä esimerkiksi kyselytutkimuksissamme antamasi vastaukset ja jättämäsi palautteet ja kommentit.
• Tekniset tiedot Tekniset tiedot laitteesta, jota käytät vieraillessasi sivustollamme tai muissa digitaalisissa kanavissamme. Näitä ovat esimerkiksi laitteen tyyppi, selaimen versio ja käyttöjärjestelmä.

Tarpeen mukaan voimme tietyissä tapauksissa kerätä ja käsitellä myös muunlaisia henkilötietoja.

Käytämme henkilötietojasi muun muassa käyttäessäsi verkkosivustojamme ja muita digitaalisia kanaviamme, tarjotessamme palvelujamme ja tuotteitamme sinulle, yrityksellesi tai organisaatiollesi, kommunikoidessasi kanssamme, täyttääksemme lakisääteisiä vaatimuksia ja noudattaaksemme lakeja.

Seuraavassa kerromme tarkemmin, mihin käytämme henkilötietojasi eri tapauksissa. Kaikki henkilötietojen käsittely ei välttämättä koske sinua. Se, miten henkilötietojasi käsitellään riippuu siitä, mikä on suhteesi NCC:hen.

Tiedottaminen

Jos tilaat NCC:ltä esimerkiksi konsernin toimintaa käsitteleviä uutiskirjeitä, kuvastoja tai lehdistötiedotteita, käsittelemme henkilötietojasi voidaksemme toimittaa ne sinulle.

Voit lähettää meille kysymyksiä tai antaa meille palautetta palveluistamme ja toiminnastamme esimerkiksi sähköpostitse tai verkkosivuillamme. Jos teet niin, NCC käsittelee henkilötietojasi vastatakseen kysymyksiisi tai käsitelläkseen palautteesi.

Tarjoukset, ostopyynnöt ja tilaukset

Jos lähetät meille tarjouspyynnön tai pyynnön ostaa tuotteita tai palveluja esimerkiksi sähköpostitse tai verkkosivujemme kautta, tai jos tilaat tuotteita (esim. asfalttia) tai palveluja, NCC käsittelee henkilötietojasi voidakseen vastata pyyntöösi ja käsitellä sen sekä voidakseen tehdä tilauksen ja laskuttaa sen.

Pyyntöjen ja viestien käsittely ja niihin vastaaminen liiketoimintaportaaleissamme

NCC:n yritysasiakkailla ja toimittajilla on pääsy joihinkin liiketoimintaportaaleihin, joissa yhteyshenkilöt voivat esimerkiksi tarkastella ja hallinnoida käynnissä olevia projekteja ja sopimuksia, tehdä tarjouksia ja käsitellä laskuja. Jos olet NCC:n yritysasiakkaan tai toimittajan yhteyshenkilö ja käytät näitä toimintoja, NCC käsittelee henkilötietoja voidakseen hallinnoida liikesuhdetta sekä vastatakseen tarjouksiin ja arvioidakseen niitä

Asiakkaiden yhteydenotto markkinointitarkoituksiin (koskee vain Suomea)

NCC kerää ja käsittelee henkilötietoja ottaakseen yhteyttä asiakkaisiin, markkinoidakseen NCC:n tuotteita ja palveluita, mukaan lukien kohdennettu sähköpostimarkkinointi, verkkomainonta ja henkilökohtaiset myyntipuhelut.

Asiakkaiden tuntemiseen liittyvät tarkastukset (KYC), jotka koskevat toimittajia, yhteistyökumppaneita ja yritysasiakkaita sekä johtavia toimenhaltijoita

Kun toimittaja tai yritysasiakas aikoo solmia liikesuhteen NCC:n kanssa, käsittelemme johtavien toimenhaltijoiden henkilötietoja voidaksemme suorittaa asiakkaiden tuntemiseen liittyviä tarkastuksia (KYC). Nämä tarkastukset ovat osa vakiomenettelyämme ennen sopimusten solmimista uusien toimittajien ja yritysasiakkaiden kanssa. Niiden tarkoitus on varmistaa, että NCC tekee harkittuja liiketoimintapäätöksiä.

Henkilökohtaisten käyttäjätilien luominen verkkosivuillamme ja liiketoimintaportaaleissamme

Joillekin NCC:n sivustoille ja liiketoimintaportaaleille voi luoda henkilökohtaisia käyttäjätilejä. Jos luot tilin, NCC käsittelee henkilötietojasi luodakseen henkilökohtaisen tilisi ja hallinnoidakseen sitä, luodakseen kirjautumistunnuksesi ja antaakseen sinulle pääsyn tilillesi.

Valitusten käsittely ja tuotteiden takuuvelvoitteiden täyttäminen

Jos teet meille valituksen tuotteistamme tai palveluistamme esimerkiksi verkkosivujemme tai sähköpostin välityksellä, NCC käsittelee henkilötietojasi tutkiakseen ja käsitelläkseen asian sekä vastatakseen valituksiisi takuuvelvoitteidemme täyttämiseksi.

Ilmoittautumisten käsittely tapahtumien, koulutusten ja tiedotustilaisuuksien yhteydessä

Jos ilmoittaudut tapahtumaan tai koulutukseen esimerkiksi verkkosivustomme tai sähköpostin kautta, NCC käsittelee henkilötietojasi, jotta voimme käsitellä ilmoittautumispyyntösi ja vastata siihen. Jos ilmoittaudut tapahtumaan tai koulutukseen, käytämme henkilötietojasi myös tapahtuman tai koulutuksen järjestelyihin, esimerkiksi kutsujen lähettämiseen.

Kiinteistöjä koskevien tiedustelujen käsittely

Jos lähetät meille kiinteistöjämme koskevan tiedustelun esimerkiksi verkkosivujemme tai sähköpostimme kautta, NCC käsittelee henkilötietojasi voidakseen käsitellä tiedustelusi ja vastata siihen.

NCC:n markkinointi sosiaalisessa mediassa

NCC on aktiivinen sosiaalisessa mediassa. Käyttämiämme kanavia ovat muun muassa Facebook, Instagram, LinkedIn ja YouTube. Näillä alustoilla NCC voi julkaista artikkeleita, kuvia ja videoita markkinointitarkoituksiin.

Verkkosivustojemme ja digitaalisten kanaviemme käytön seuranta ja niiden toiminnan mahdollistaminen

Meille on tärkeää ymmärtää, miten sivustojamme ja digitaalisia kanaviamme käytetään, jotta voimme jatkuvasti parannella niitä. Käsittelemme henkilötietojasi tätä tarkoitusta varten esimerkiksi kerätessämme ja analysoidessamme kävijä- ja käyttäjätilastoja verkkosivustomme sekä digitaalisten kanaviemme ja palvelujemme käytöstä. Käytämme henkilötietojasi mahdollistaaksemme verkkosivujemme toiminnan ja parantaaksemme käyttäjäkokemusta. Tallennamme esimerkiksi asetuksiasi.

Liikenteenohjaussuunnitelmien laatiminen

Jos pyydät meitä esimerkiksi verkkosivujemme tai sähköpostin kautta laatimaan liikenteenohjaussuunnitelman, NCC käsittelee henkilötietojasi voidakseen käsitellä pyyntösi, viestiä kanssasi ja laatia liikenteenohjaussuunnitelman.

Räjäytyksistä ja muista kiinteistöihin vaikuttavista toimenpiteistä tiedottaminen

NCC käsittelee kiinteistönomistajien ja muiden asianomistajien henkilötietoja tiedottaakseen esimerkiksi räjäytyksistä ja muista rakennushankkeidemme yhteydessä tehtävistä toimenpiteistä, jotka voivat vaikuttaa kiinteistöihin.

Vierailujen rekisteröinti ja pääsy toimipaikoillemme

Jos vierailet jossakin toimipaikassamme, käsittelemme henkilötietojasi voidaksemme rekisteröidä sinut vierailijaksi, hallinnoida pysäköintilupia ja antaa sinulle pääsyn tiloihin.

Toiminnan seuranta, dokumentointi ja kehittäminen

Käsittelemme henkilötietojasi, kun analysoimme liiketoimintaamme yleisellä tasolla liiketoimintamenetelmiemme ja -strategioidemme seuraamiseksi ja kehittämiseksi. Voimme tarvittaessa käyttää tietojasi myös liiketoimintamme dokumentointiin. Saatamme esimerkiksi säilyttää sopimuksia, päätöksiä, pöytäkirjoja ja esityksiä.

Käytäntöjen, menettelytapojen, rutiinien ja sovellettavan lainsäädännön noudattamisen varmistaminen sekä auditoinnit ja tutkimukset

NCC käsittelee tarvittaessa henkilötietoja varmistaakseen, että toimittajat, yritysasiakkaat ja muut organisaatiot, joihin NCC on yhteyksissä (esim. yhteistyön merkeissä) sekä niiden työntekijät ja toimenhaltijat noudattavat käytäntöjämme, menettelytapojamme ja rutiinejamme (esim. NCC:n toimittajien käytännesäännöt) ja sovellettavaa lainsäädäntöä. Saatamme esimerkiksi tarkistaa ajopäiväkirjoja ja laskuja sekä tehdä korruption ja lahjonnan vastaisia toimenpiteitä, jotka voivat joko olla NCC:n rutiinitoimia tai johtua siitä, että meillä on syytä epäillä väärinkäyttöä tai rikosta. Poikkeustapauksissa, kuten esimerkiksi rikosepäilyjen yhteydessä, voimme tehdä selvityksiä, joihin voi sisältyä mm. toimipaikkavierailuja, sähköpostiviestien ja valvontakamerakuvan läpikäyntiä sekä haastatteluja asianomaisten henkilöiden kanssa.

Oikeudellisten vaateiden käsittely ja niiden esittäminen

Käytämme henkilötietojasi, jos se on tarpeen oikeudellisten vaateiden laatimiseksi, esittämiseksi ja puolustamiseksi esimerkiksi riitatilanteessa tai oikeusprosessien yhteydessä.

Ilmiantoraporttien käsittely

NCC käsittelee ilmiantoraporteissa (”whistleblowing”) esiintyviä henkilötietoja voidakseen vastaanottaa ja tutkia raportteja sekä antaa palautetta niistä ja ryhtyä korjaaviin toimenpiteisiin.

Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen

NCC käsittelee henkilötietoja täyttääkseen esimerkiksi vero- ja kirjanpitoasioihin liittyvät lakisääteiset velvoitteensa.

Teemme töitä sen eteen, että käsittelemämme henkilötiedot ovat aina turvassa ja että niitä käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön sekä sisäisten käytäntöjemme mukaisesti. Tietoturva ja henkilötietojen asianmukainen suojaus ovat meille tärkeitä asioita. Pyrimme toteuttamaan kansainvälisen ISO 27000 -standardin mukaisia suojaustoimenpiteitä, jotta tietojen suojaustaso olisi asianmukainen eikä henkilötietoja joutuisi ulkopuolisten käsiin.

Seuraavassa kerromme, kenelle jaamme henkilötietojasi. Se, kenelle tietojasi jaamme, riippuu suhteestasi NCC:hen. Ellei toisin ole mainittu, henkilötietojesi vastaanottaja on itse vastuussa niiden käsittelystä.

Palveluntarjoajat

Käsitellessämme henkilötietoja jaamme niitä palveluntarjoajille, joiden palveluja käytämme. Nämä palveluntarjoajat tarjoavat esimerkiksi IT-palveluja. Kun palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja meidän toimeksiannostamme ja meidän ohjeidemme mukaisesti, palveluntarjoajat ovat vain avustajia, ja me olemme vastuussa henkilötietojesi käsittelystä. Palveluntarjoajat eivät saa käyttää henkilötietojasi omiin tarkoituksiinsa ja ovat lain sekä kanssamme solmitun sopimuksen nojalla velvollisia suojelemaan tietojasi.

Konsernin yhtiöt

Konsernin yhtiöt tekevät yhteistyötä keskenään ja jakavat siksi tietoja keskenään. Kun konsernin yhtiöt käsittelevät henkilötietoja meidän toimeksiannostamme ja meidän ohjeidemme mukaisesti, yhtiöt ovat vain avustajia, ja me olemme vastuussa siitä, miten yhtiöissä käsitellään henkilötietojasi.

Muut vastaanottajaryhmät

NCC saattaa luovuttaa henkilötietoja myös NCC-konsernin ulkopuolisille vastaanottajille, kuten seuraaville tahoille:

Lisäksi NCC saattaa luovuttaa henkilötietoja ulkopuolisille tahoille, kuten IT-palveluntarjoajille, viestintätoimistoille ja muille tahoille, jotka käsittelevät henkilötietoja NCC:n ohjeiden ja toimeksiannon mukaisesti.

Pyrimme aina pitämään henkilötiedot EU-alueella. Joissakin tapauksissa henkilötietojasi jaetaan EU/ETA-alueen ulkopuolisille vastaanottajille, kuten esimerkiksi palveluntarjoajille, joiden palveluita käytämme.

Varmistamme henkilötietojesi turvallisuuden käyttämällä asianmukaisia suojaustoimenpiteitä kaikkien palveluntarjoajien kanssa. EU/ETA-alueen ulkopuolella toimimme paikallisen lainsäädännön puitteissa. Tavallisesti teemme tiedonsiirtosopimuksen, joka sisältää niin sanottuja vakiosopimuslausekkeita henkilötietojen siirtämiseen liittyen.

Jos haluat lisätietoja siitä, mihin EU/ETA-alueen ulkopuolisiin maihin siirrämme henkilötietojasi ja mitä toimenpiteitä olemme tehneet henkilötietojesi suojelemiseksi, ota meihin yhteyttä.

NCC säilyttää henkilötietojasi niin kauan kuin on tarpeen tässä selosteessa kuvattujen tarkoitusten täyttämiseksi, ellei NCC:tä sitova paikallinen laki edellytä tai salli pidempiä säilytysaikoja. Käytämme säilytysajan määrittämiseen seuraavia kriteerejä:

• ammatillisen suhteemme kesto (suhteemme sinuun joko yksilönä tai roolissasi jonkin NCC:n palkkaaman yrityksen työntekijänä);
• tietojen säilytysaikaan liittyvät lakisääteiset velvoitteet (kuten vero- ja kirjanpitovelvoitteet);
• tietojen säilytyksen oikeellisuus oikeudelliseen asemaamme nähden (esim. sovellettavat vanhentumismääräykset) ja
• tietojen tarpeellisuus muihin oikeutettuihin toimintatarkoituksiin (esim. toimittajasuhteiden arviointi ja liiketoiminnan dokumentointi).