Työnhakijan tietosuojailmoitus

NCC-konsernin yhtiö, jossa avoin työtehtävä on, on tämän selosteen tarkoittama henkilötietojen käsittelystä vastaava rekisterinpitäjä.

Keräämme henkilötietoja seuraavilta tahoilta:

• Sinä itse. Keräämme henkilötiedot, jotka itse annat meille hakemuksen ja CV:n yhteydessä.
• Yhteyshenkilöt. Tarkistamme yleensä suositukset osana rekrytointiprosessia ja keräämme henkilötiedot, jotka suosittelijasi antavat sinusta meille.
• Konserniyritykset. NCC-konsernin yritykset tekevät yhteistyötä ja voivat jakaa henkilötietoja keskenään.
• Julkisesti saatavilla olevat lähteet. Voimme kerätä henkilötietoja sinusta myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä.
• Työnvälitystoimistot. Käytämme tarvittaessa erilaisia työnvälitystoimistoja auttamaan meitä rekrytoinnissa tiettyihin tehtäviin. Keräämme siinä tapauksessa toimistojen meille antamia henkilötietoja.

Käsittelemme vain tarvitsemiamme tietoja riippuen siitä, mitä työpaikkaa olet hakenut ja miten olet vuorovaikutuksessa kanssamme. Käsittelemme ja käytämme seuraavia henkilötietoluokkia:

• Viestintä. Meille lähettämiesi sähköpostien ja muiden viestien sisältö, esimerkiksi rekrytoinnin yhteydessä antamasi vastaukset.
• Yhteystiedot. Tiedot, joiden avulla voit ottaa sinuun yhteyttä, esim. osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
• Henkilöllisyystiedot. Tiedot, joiden avulla sinut voidaan tunnistaa, kuten nimesi, ja tietyissä tapauksissa henkilötunnuksesi tai vastaava tunnistetieto.
• Tiedot pätevyydestä. Henkilötiedot, jotka liittyvät pätevyyksiisi, kuten koulutukseen, työkokemukseen, tutkintotodistuksiin ja ajokorttiin.
• Taustatiedot. Tiedot sinusta, kuten sukupuolesta ja iästä, nykyisestä työstä, työsuhdehistoriasta NCC:llä tai muun työnantajan palveluksessa.
• Testitiedot. Rekrytointiprosessin osana suorittamiisi testeihin liittyvät henkilötiedot, kuten testin tyyppi, testipäivämäärä ja testitulokset.

Käsittelemme hakijoiden henkilötietoja tässä osiossa kuvattuihin yleisiin tarkoituksiin. Huomaa, että kaikki käsittelytavat eivät välttämättä koske sinua. Käsittelytavat voivat vaihdella riippuen siitä, miten olet vuorovaikutuksessa kanssamme ja mihin työtehtävään olet hakenut.

Rekrytointiprosessin hallinta.

Käytämme henkilötietoja rekrytointiprosessin hallintaan, esimerkiksi hakemuksesi (mukaan lukien CV ja hakemuskirje) keräämiseen ja tarkastamiseen sekä hakemuksesi arvioimiseen ja viestintään rekrytointiprosessin aikana.

Suositusten tarkastaminen

Käytämme hakijoiden ja suosittelijoiden henkilötietoja suositusten tarkastamiseen. Tämä voi tarkoittaa viestintää ja hakijan pätevyyksien varmistamista sekä lisätietojen hankkimista hakijan taustasta, kokemuksesta ja taidoista.

Testien suorittaminen ennen työsuhteen solmimista

Teemme tarvittaessa testejä ennen työsuhteen solmimista (esimerkiksi seulontatestejä) osana rekrytointiprosessia. Jos ennen työsuhteen solmimista suoritettavat testit ovat tarpeellisia, ilmoitamme niistä ja pyydämme hyväksyntääsi kyseisiin tarkastuksiin ja testeihin.

Taustatarkastusten arviointi

Otamme vastaan ja arvioimme ulkopuolisten yritysten tekemien taustatarkastusten tuloksia. Taustatarkastus voi sisältää erilaisia tarkistuksia hakemastasi tehtävästä riippuen. Käsittelyn laillinen perusta on oikeutettu etumme saada ja analysoida taustatarkastusten tuloksia.

Taustatarkastuksen suorittava yritys kertoo sinulle yksityiskohtaisesti henkilötietojen lähteistä ja pyytää hyväksyntääsi tällaisten taustatarkastusten suorittamiseksi.

Rekrytointiprosessin seuranta ja arviointi

Käytämme henkilötietoja rekrytointiprosessin seurantaan ja arviointiin, esimerkiksi raporttien luomiseen ja hakijamäärien tilastointiin. Tietoja siitä, miten työnhakija kokee rekrytointiprosessin, voidaan kerätä vapaaehtoisen kyselyn avulla.

Oikeudellisten vaateiden laatiminen, esittäminen ja puolustaminen

Käytämme henkilötietojasi tarvittaessa oikeusvaateiden laatimiseen, esittämiseen ja puolustamiseen esimerkiksi riidan tai oikeuskäsittelyn yhteydessä. Luovutamme tätä tarkoitusta varten henkilötietoja eri vastaanottajille, ks. alla.

Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen

Käytämme henkilötietoja tarvittaessa lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi ja lain noudattamiseksi, esimerkiksi täyttääksemme työsuhde- ja tietosuojavelvoitteet.

Teemme töitä sen eteen, että käsittelemämme henkilötiedot ovat aina turvassa ja että niitä käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön sekä sisäisten käytäntöjemme mukaisesti. Tietoturva ja henkilötietojen asianmukainen suojaus ovat meille tärkeitä asioita. Pyrimme toteuttamaan kansainvälisen ISO 27000 -standardin mukaisia suojaustoimenpiteitä, jotta tietojen suojaustaso olisi asianmukainen eikä henkilötietoja joutuisi ulkopuolisten käsiin.

Luovutamme henkilötietojasi tarvittaessa eri vastaanottajille eri syistä. Se, kenelle tietojasi jaamme, riippuu suhteestasi NCC:hen. Ellei toisin ole mainittu, henkilötietojesi vastaanottaja on itse vastuussa niiden käsittelystä.

Palveluntarjoajat

Käsitellessämme henkilötietoja jaamme niitä palveluntarjoajille, joiden palveluja käytämme. Nämä palveluntarjoajat tarjoavat esimerkiksi IT-palveluja. Kun palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja meidän toimeksiannostamme ja meidän ohjeidemme mukaisesti, palveluntarjoajat ovat vain käsittelijöitä, ja me olemme vastuussa henkilötietojesi käsittelystä. Palveluntarjoajat eivät saa käyttää henkilötietojasi omiin tarkoituksiinsa ja ovat lain sekä kanssamme solmitun sopimuksen nojalla velvollisia suojelemaan tietojasi.

Työnvälitystoimistot

Kun käytämme työnvälitystoimistoja rekrytointiprosessin hallintaan, jaamme henkilötietoja samoihin tarkoituksiin. Siinä määrin kuin ne toimivat henkilötietojen käsittelijöinä, olemme vastuussa henkilötietojesi käsittelystä.

Taustatarkastuksia tekevät yritykset

Jos käytämme ulkoisia yrityksiä taustatarkastusten tekemiseen (ks. yllä), jaamme niille perustietosi, jotta ne voivat suorittaa taustatarkastuksen ja raportoida tulokset meille. Taustatarkastuksen tulos säilytetään vain 14 päivää sen jälkeen, kun tuloksesta on ilmoitettu hakijalle.

Konserniyritykset

NCC-konsernin yritykset tekevät yhteistyötä ja voivat jakaa henkilötietoja keskenään.

Muut vastaanottajat

Luovutamme henkilötietojasi tarvittaessa muille vastaanottajille seuraavista syistä:

• fuusion tai liiketoiminnan myynnin hallinta
• oikeusvaateiden ja oikeuksien harjoittaminen ja puolustus
• lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen
• pyyntöön vastaaminen
• henkilöstön suojaaminen ja turvallisuuden varmistaminen.

Pyrimme aina pitämään henkilötiedot EU-alueella. Joissakin tapauksissa henkilötietojasi jaetaan EU/ETA-alueen ulkopuolisille vastaanottajille, kuten esimerkiksi palveluntarjoajille, joiden palveluita käytämme.

Varmistamme henkilötietojesi turvallisuuden käyttämällä asianmukaisia suojaustoimenpiteitä kaikkien palveluntarjoajien kanssa. EU/ETA-alueen ulkopuolella toimimme paikallisen lainsäädännön puitteissa. Tavallisesti teemme tiedonsiirtosopimuksen, joka sisältää niin sanottuja vakiosopimuslausekkeita henkilötietojen siirtämiseen liittyen.

Jos haluat lisätietoja siitä, mihin EU/ETA-alueen ulkopuolisiin maihin siirrämme henkilötietojasi ja mitä toimenpiteitä olemme tehneet henkilötietojesi suojelemiseksi, ota meihin yhteyttä.

Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin se on tarpeen tietojen käsittelyn tarkoituksen täyttämiseksi ja sovellettavien lakisääteisten vaatimusten täyttämiseksi. Käytämme säilytysajan määrittämiseen seuraavia kriteerejä:

• tietoja säilytetään niin kauan kuin rekrytointiprosessi on käynnissä
• tietoja säilytetään niin kauan kuin NCC:n lakisääteiset velvoitteet edellyttävät
• tietoja säilytetään niin kauan kuin henkilötietoja voidaan tarvita oikeusvaateiden laatimiseen, esittämiseen ja puolustamiseen (viitaten lakisääteisiin ja muihin vanhentumisaikoihin)
• tietoja säilytetään niin kauan kuin meillä on toinen oikeutettu liiketoiminnallinen tarkoitus henkilötietojen säilyttämiseen (esim. rekrytointiprosessin arviointi).

Taustatarkastuksissa käsiteltyjä henkilötietoja käsitellään vain rekrytointiprosessin aikana, eikä niitä dokumentoida tai tallenneta.